"DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS: EL ARTE DE CONSTRUIR LA RESILIENCIA EMPRESARIAL" - 2/2
En la sección final de nuestra entrada en el blog sobre la gestión documental y la documentación de procesos, es crucial comprender cómo estos elementos se integran con la gestión del conocimiento, según la perspectiva de Nonaka y Takeuchi (La organización creadora de conocimiento, 1995). La gestión del conocimiento, según estos autores, es un proceso dinámico que implica la creación, adquisición, compartición y utilización efectiva del conocimiento dentro de una organización para mejorar su desempeño y lograr sus objetivos estratégicos. Destacan que el conocimiento puede ser tanto tácito (implícito) como explícito (formalizado), y que la gestión del conocimiento implica la conversión de ambos tipos de conocimiento para su aprovechamiento en todos los niveles de la organización.
Además, Nonaka y Takeuchi identifican cuatro modos de conversión del conocimiento: socialización (compartir conocimiento tácito a través de la interacción personal), externalización (convertir conocimiento tácito en explícito a través de la articulación y conceptualización), combinación (integrar diferentes formas de conocimiento explícito) e internalización (aplicar conocimiento explícito en acciones y experiencias para crear nuevo conocimiento tácito). Estos procesos son fundamentales para la creación y transferencia efectiva de conocimiento dentro de una organización, lo que contribuye a su capacidad de adaptación, innovación y crecimiento a largo plazo. En resumen, la gestión del conocimiento se entrelaza con la gestión documental y la documentación de procesos, fortaleciendo la capacidad de la organización para aprovechar su conocimiento colectivo y enfrentar los desafíos cambiantes del entorno empresarial.
En este sentido, las configuraciones de procesos, talentos, competencias y resultados esperados son únicas para cada organización y lo mismo aplica a su sistema documental. A continuación 4 aspectos importantes para tomar en cuenta para diseñar y desarrollar tu modelo de gestión documental ad-hoc en tu organización
1. Documentación 2.0: Tecnología para la Gestión Documental Moderna
En la era digital, las herramientas y plataformas tecnológicas han revolucionado la manera en que las empresas gestionan y actualizan su documentación de procesos. La implementación de soluciones innovadoras no solo agiliza el proceso de documentación, sino que también mejora la accesibilidad y la colaboración entre equipos. Desde software de gestión de documentos hasta plataformas de colaboración en línea como SharePoint, estas herramientas permiten una gestión documental más eficiente y adaptable a las necesidades cambiantes del entorno empresarial moderno.
2. Resiliencia Empresarial: La Documentación como Herramienta para Superar Obstáculos
Una sólida gestión de procesos y una gestión documental efectiva son fundamentales para la resiliencia empresarial. La claridad en la documentación y la organización eficiente de la información permiten a las empresas adaptarse rápidamente a los cambios y superar obstáculos de manera ágil y efectiva. En este sentido conviene investigar las BDP o Mejores Practicas Demostradas en la industria a la que nos dediquemos.
3. Transparencia y Confianza: Beneficios Colaterales de la Documentación
Documentación clara y transparente, fortalece la confianza tanto interna como externamente. La comunicación clara y procesos bien documentados mejoran las relaciones con los colaboradores, clientes y socios comerciales, promoviendo un ambiente de trabajo colaborativo y confiable. Muchas empresas utilizan portales internos (Intranets) para estos fines con muy buenos resultados.
4. Gestión Documental en la Era Digital: Retos y Oportunidades
Los desafíos y oportunidades que presenta la gestión documental en la era digital. Las empresas deben adaptarse a entornos de trabajo digitales constantemente y aprovechar al máximo las tecnologías disponibles. La gestión documental se integra con la gestión del conocimiento organizacional, destacando su papel crucial en la creación, almacenamiento y distribución eficientes del conocimiento dentro de la empresa.
Como conclusión, una gestión documental efectiva no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también impulsa la innovación y el crecimiento al facilitar el acceso y el intercambio de conocimientos dentro de la organización.